การใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์และระบบสารสนเทศในการจัดทำหนังสือราชการสำเร็จรูปของคณะเทคโนโลยีการเกษตร มหาวิทยาลัยราชภัฏเชียงใหม่

เผยแพร่เมื่อ 15 พฤษภาคม 2569 คำค้น: โปรแกรมคอมพิวเตอร์ ระบบสารสนเทศ หนังสือราชการสำเร็จรูป

นางสาวจินตภา อัจฉริยากร เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป, คณะเทคโนโลยีการเกษตร

---

ผลงานเรื่อง “การใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์และระบบสารสนเทศในการจัดทำหนังสือราชการสำเร็จรูปของคณะเทคโนโลยีการเกษตร มหาวิทยาลัยราชภัฏเชียงใหม่” เป็นผลงานที่จัดทำขึ้นเพื่อพัฒนาระบบการปฏิบัติงานด้านงานสารบรรณและงานธุรการของหน่วยงานให้มีประสิทธิภาพ สอดคล้องกับแนวทางการบริหารจัดการภาครัฐในยุคดิจิทัล โดยมุ่งเน้นการลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน ลดความซ้ำซ้อนในการจัดทำเอกสารราชการ และสร้างมาตรฐานการให้บริการภายในองค์กร ผู้จัดทำได้ศึกษาสภาพปัญหาและวิเคราะห์กระบวนการปฏิบัติงานด้านการจัดทำหนังสือราชการของบุคลากรภายในคณะ พบปัญหาด้านรูปแบบเอกสารที่ไม่เป็นมาตรฐาน ความคลาดเคลื่อนในการใช้ภาษาราชการ การเลือกใช้แบบฟอร์มไม่ถูกต้อง รวมถึงข้อจำกัดด้านการเข้าถึงบริการและการจัดเก็บข้อมูลเอกสาร จึงได้ดำเนินการพัฒนาแบบฟอร์มหนังสือราชการสำเร็จรูปในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยประยุกต์ใช้โปรแกรม Microsoft Office ร่วมกับระบบสารสนเทศ ได้แก่ Google Forms ระบบ Cloud และไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (E-mail) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการข้อมูลและการให้บริการ นอกจากนี้ ยังได้ออกแบบระบบการให้บริการผ่าน QR Code เพื่ออำนวยความสะดวกแก่ผู้รับบริการในการเข้าถึงแบบฟอร์มออนไลน์ สามารถกรอกข้อมูลและส่งคำขอผ่านระบบได้อย่างรวดเร็ว ลดการใช้กระดาษและลดระยะเวลาในการดำเนินงาน อีกทั้งยังสามารถจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล ทำให้เกิดความสะดวกในการสืบค้น การปรับปรุงข้อมูล และการใช้งานร่วมกันภายในหน่วยงาน ผลจากการดำเนินงานทำให้การจัดทำหนังสือราชการมีรูปแบบที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน ลดข้อผิดพลาดในการจัดทำเอกสาร เพิ่มความรวดเร็วในการปฏิบัติงาน และเพิ่มประสิทธิภาพการให้บริการแก่บุคลากรภายในหน่วยงาน ผู้ใช้งานมีความพึงพอใจต่อระบบอยู่ในระดับมาก ทั้งด้านคุณภาพของระบบ ด้านประโยชน์ต่อองค์กร ด้านความสะดวกในการใช้งาน และด้านการออกแบบระบบ ผลงานดังกล่าวถือเป็นการนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาประยุกต์ใช้ในการพัฒนางานประจำสู่งานเชิงระบบ สามารถใช้เป็นแนวปฏิบัติร่วมกันภายในหน่วยงาน และต่อยอดสู่การพัฒนาระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ในระดับองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ อีกทั้งยังสอดคล้องกับนโยบายการพัฒนาหน่วยงานสู่สำนักงานดิจิทัล (Digital Office) และการบริหารจัดการองค์กรตามหลักธรรมาภิบาล

รายละเอียด

 การใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์และระบบสารสนเทศในการจัดทำหนังสือราชการสำเร็จรูปของคณะเทคโนโลยีการเกษตร มหาวิทยาลัยราชภัฏเชียงใหม่ มีวัตถุประสงค์เพื่อพัฒนาแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ให้มีความถูกต้อง เป็นมาตรฐาน และสะดวกต่อการใช้งาน โดยประยุกต์ใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ (Microsoft Office) และระบบสารสนเทศ ได้แก่ ระบบ Cloud, Google Forms และไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (E-mail) รวมทั้งศึกษาความพึงพอใจของผู้ใช้งานต่อการใช้โปรแกรมและระบบดังกล่าว ทั้งนี้ ได้ดำเนินการเก็บรวบรวมข้อมูลจากบุคลากรภายในคณะเทคโนโลยีการเกษตร จำนวน 43 ราย โดยใช้แบบสอบถามเป็นเครื่องมือในการวิจัย และวิเคราะห์ข้อมูลด้วยสถิติ ได้แก่ ค่าความถี่ ค่าร้อยละ ค่าเฉลี่ย และค่าส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐาน ผลการศึกษาพบว่า ปัญหาในการจัดทำหนังสือราชการส่วนใหญ่ ได้แก่ การไม่ทราบรูปแบบการจัดทำหนังสือราชการที่ถูกต้อง การไม่ทราบช่องทางการขอรับบริการ การจำแนกประเภทของหนังสือราชการไม่ชัดเจน รูปแบบและขนาดตัวอักษรไม่เป็นมาตรฐาน ชื่อแบบฟอร์มไม่ถูกต้อง แบบฟอร์มขาดความทันสมัย ผู้ใช้งานไม่สะดวกในการใช้คอมพิวเตอร์ เนื้อหาในแบบฟอร์มไม่สอดคล้องกับความต้องการ รวมถึงปัญหาอื่น ๆ เช่น การใช้ภาษาราชการ การกรอกรายละเอียดไม่ครบถ้วน และการเปลี่ยนแปลงข้อมูลภายหลังการดำเนินการ ในการดำเนินงาน ผู้วิจัยได้พัฒนาแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ควบคู่กับการประยุกต์ใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ (Microsoft Office) สำหรับการจัดทำหนังสือราชการสำเร็จรูป พร้อมทั้งเพิ่มช่องทางการให้บริการผ่านระบบเว็บไซต์และพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนระบบ Cloud เพื่อให้สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงจัดทำระบบคิวอาร์โค้ด (QR Code) สำหรับการกรอกแบบฟอร์มออนไลน์เพื่อขอรับบริการ และศึกษาความพึงพอใจของผู้ใช้งานต่อการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์และระบบสารสนเทศในการจัดทำหนังสือราชการสำเร็จรูปของคณะเทคโนโลยีการเกษตร ใน 4 ด้าน ได้แก่ ด้านคุณภาพของระบบ ด้านประโยชน์ต่อองค์กร ด้านความสะดวกในการใช้งาน และด้านการออกแบบ ผลการประเมินความพึงพอใจพบว่า ผู้ใช้งานมีระดับความพึงพอใจอยู่ในระดับมากทั้ง 4 ด้าน โดยมีข้อเสนอแนะให้กำหนดแนวปฏิบัติร่วมกันภายในหน่วยงาน และพัฒนาเอกสารแบบฟอร์มต่าง ๆ ให้อยู่ในรูปแบบออนไลน์ เพื่อสนับสนุนการประหยัดทรัพยากรและเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานขององค์กรในอนาคต